Datenschutzerklärung

6a. Veranstaltungsfunktionen: Gästelisten, Einladungen und Rückmeldungen

Wenn du als Gastgeber-in die Veranstaltungsfunktionen nutzt (Gästeliste, persönliche Einladungslinks, Rückmeldungen, Programm, Pinnwand usw.), speichern wir die Angaben, die du oder deine Gäste dafür eingeben:

• Gästeliste: Namen, Haushalte bzw. Gruppen, Begleitpersonen, Altersgruppe (Erwachsene/Kinder/Babys), E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sofern angegeben, sowie deine eigenen Notizen zu Gästen.
• Rückmeldungen: Zu- oder Absage je Person und Programmpunkt, Menüwahl, Antworten auf deine Zusatzfragen und frei formulierte Hinweise. Für Unverträglichkeiten gibt es bewusst kein eigenes Feld; schreibt ein Gast im Hinweisfeld etwas zu seiner Gesundheit, geschieht das freiwillig und nur zur Weitergabe an dich.
• Beiträge von Gästen: Einträge auf der Pinnwand bzw. im Gästebuch, Reaktionen, angemeldete Programmbeiträge und hochgeladene Fotos.
• Einladungsstatus: ob eine Einladung verschickt, geöffnet und beantwortet wurde.

Für diese Gästedaten bist du als Gastgeber-in verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in deinem Auftrag und nach deinen Weisungen, um dir die Funktionen bereitzustellen (Art. 28 DSGVO). Gäste brauchen kein Konto. Der persönliche Einladungslink eines Haushalts ist geheim; er öffnet die Einladung und erlaubt, die eigene Rückmeldung zu sehen und zu ändern – nicht die Angaben anderer Gäste. Gästedaten werden nie übersetzt, ausgewertet, verkauft oder für Werbung genutzt.

6b. E-Mails an Gäste

Auf Wunsch der Gastgeber-in senden wir Einladungen, Erinnerungen und Neuigkeiten per E-Mail an Gäste. Absender ist aGreatMoment im Auftrag der Gastgeber-in; Antworten gehen direkt an sie. Jede solche E-Mail enthält einen Abmeldelink: Wer ihn nutzt, erhält über aGreatMoment keine E-Mails von Gastgebern mehr. Die abgemeldete Adresse speichern wir, damit die Abmeldung dauerhaft wirkt. Ebenso vermerken wir Adressen, an die eine Zustellung dauerhaft scheitert oder die eine E-Mail als Spam melden, und senden an sie nichts mehr. Versandaufträge (Empfänger, Inhalt, Zeitpunkt, Zustellstatus) werden 30 Tage nach dem Versand gelöscht.

6c. Importierte Kontakte

Fügst du Gäste per Einfügen oder Datei-Import (z. B. CSV) hinzu, übernehmen wir nur die Spalten, die du der Gästeliste zuordnest. Bitte importiere nur Kontakte von Personen, die du tatsächlich einladen möchtest und die mit einer Einladung über aGreatMoment rechnen dürfen. Wir greifen nie selbst auf dein Adressbuch zu und schreiben importierte Personen nicht von uns aus an.

6d. Einwilligungen von Gästen

Im Antwortformular fragen wir Gäste ausdrücklich, ob von ihnen hochgeladene oder auf ihnen erkennbare Fotos in der Fotogalerie der Veranstaltung gezeigt werden dürfen und ob sie Erinnerungen und Neuigkeiten zur Veranstaltung per E-Mail erhalten möchten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Beides ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden – über den eigenen Einladungslink, den Abmeldelink in jeder E-Mail oder eine Nachricht an die Gastgeber-in. Für Kinder unter 16 Jahren erteilen die Erziehungsberechtigten die Einwilligung.

6e. Aufbewahrung und Löschung nach der Veranstaltung

Gästelisten, Rückmeldungen, Pinnwand-Beiträge und Einladungslinks einer Veranstaltung werden gelöscht, sobald die Gastgeber-in sie, die Karte oder das ganze Konto löscht. Fotos von Gästen werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Gäste können die Löschung ihrer Angaben jederzeit bei der Gastgeber-in oder über unser Kontaktformular verlangen; wir leiten solche Anfragen an die Gastgeber-in weiter bzw. löschen die Angaben selbst, wenn sie nicht reagiert.

6f. Unternehmen, Vereine und Organisationen

Nutzt ein Unternehmen, ein Verein oder eine andere Organisation die Veranstaltungsfunktionen, verarbeiten wir die Gästedaten als Auftragsverarbeiter. Den dafür nötigen Vertrag nach Art. 28 DSGVO stellen wir als Vorlage zur Auftragsverarbeitung (AVV) bereit. Unsere Unterauftragsverarbeiter sind die Hetzner Online GmbH (Hosting in Deutschland) und Resend, Inc. (E-Mail-Versand, Verarbeitung in der EU-Region).

6g. Anlässe & Erinnerungen und Kalender-Verbindungen (Entwurf)

Unter «Anlässe & Erinnerungen» speicherst du Anlässe wie Geburtstage und Jahrestage (Name, Art, Tag und Monat, auf Wunsch das Jahr) sowie deine Einstellungen zu Erinnerungen. Wir nutzen diese Angaben nur, um dir die Anlässe anzuzeigen, dich per E-Mail daran zu erinnern und die passende Karte vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir schreiben die Personen, deren Anlässe du speicherst, nie an.

Erstellst du einen privaten Kalender-Abo-Link, kann jede Kalender-App, der du ihn gibst, deine Anlässe und Karten-Erinnerungen abrufen. Wer den Link kennt, sieht die Einträge; du kannst ihn jederzeit erneuern oder löschen.

Verbindest du deinen Kalender bei Google (Google Ireland Limited bzw. Google LLC), Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited bzw. Microsoft Corporation) oder Apple iCloud (Apple Distribution International Ltd.), lesen wir aus den Kalendern und Adressbüchern, die du auswählst, nur wiederkehrende jährliche Einträge sowie Geburtstage und Jahrestage deiner Kontakte (Name und Datum) und übernehmen sie in «Anlässe & Erinnerungen». Andere Termine, Kontaktdaten wie Telefonnummern oder Adressen und E-Mails lesen und speichern wir nicht. In deinen Kalender schreiben wir ausschliesslich in einen eigenen Kalender «aGreatMoment». Grundlage ist deine Einwilligung durch das Verbinden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit «Verbindung trennen» widerrufen kannst.

Zugangsdaten (Zugriffs- und Aktualisierungstoken bzw. das App-spezifische Passwort bei Apple) speichern wir verschlüsselt. Beim Trennen der Verbindung und beim Löschen deines Kontos löschen wir sie zusammen mit allen von dort übernommenen Einträgen sofort, beenden die Benachrichtigungen des Anbieters, entfernen den Kalender «aGreatMoment» samt unseren Einträgen beim Anbieter und widerrufen den Zugriff bei Google. Microsoft und Apple bieten keinen Widerruf durch uns an: Dort entfernst du die Berechtigung bzw. das App-spezifische Passwort in deinem Konto. Ist ein Anbieter gerade nicht erreichbar, wiederholen wir das Entfernen bis zu einigen Tagen lang; dafür bewahren wir nur den verschlüsselten Zugang auf, ohne Bezug zu deinem Konto. Beim Löschen deines Kontos löschen wir ausserdem alle Angaben aus «Anlässe & Erinnerungen» und alle noch nicht versendeten Erinnerungen. Ein Kalender-Abo-Link, den du gelöscht oder erneuert hast, liefert danach 90 Tage lang einen leeren Kalender, damit abonnierte Kalender-Apps unsere Einträge entfernen. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, erfolgt gemäss der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden diese Daten nicht für Werbung, verkaufen sie nicht und geben sie nicht an Dritte weiter.

6h. Gästebuch, Einwegkamera und Programmpunkte (Entwurf)

Schreiben Gäste ins Gästebuch einer Veranstaltung, speichern wir den angegebenen Namen und den Text so, wie sie eingegeben wurden. Sichtbar werden Einträge für alle, die die Karte öffnen können – je nach Einstellung der Gastgeber-in erst nach ihrer Freigabe. Damit Gäste ihre eigenen Einträge löschen und Reaktionen zurücknehmen können, legt der Browser einen zufälligen Schlüssel als Cookie ab; wir speichern davon nur einen Prüfwert. Einträge werden nach der Frist gelöscht, die die Gastgeber-in wählt (zwischen 90 Tagen und zwei Jahren), spätestens mit der Karte.

Über die Einwegkamera (ein QR-Code am Fest) hochgeladene Fotos behandeln wir wie alle Gästefotos: Standort- und Kameradaten werden entfernt, die Fotos nach 90 Tagen gelöscht. Vor dem Hochladen bestätigen Gäste ihr Einverständnis; ein freiwillig angegebener Name wird mit dem Foto gespeichert und mit ihm gelöscht. Ein Cookie zählt, wie viele Aufnahmen ein Handy schon gemacht hat. Die Diashow zeigt freigegebene Fotos auf einem Bildschirm am Fest; ihr Link ist geheim und kann jederzeit erneuert werden.

Melden Gäste einen Programmpunkt an (z. B. eine Rede), sehen die Angaben und die Kontaktdaten (Name, freiwillig E-Mail und Telefon) nur die Gastgeber-in. Gelöscht werden sie mit der Karte oder wenn der Gast sie zurückzieht. Für alle diese Angaben gilt Abschnitt 6a: Verantwortlich ist die Gastgeber-in, wir verarbeiten die Daten in ihrem Auftrag.

6i. Listen, Terminumfragen, Kinder, Terminlisten und Feedback (Entwurf)

Mitbring- und Helferlisten: Wer sich einträgt, gibt seinen Namen und freiwillig eine Notiz an. Beides sieht die Gastgeber-in; andere Gäste sehen den Eintrag je nach ihrer Einstellung mit vollem Namen, als Vorname mit Initiale oder gar nicht. Eine freiwillig angegebene E-Mail-Adresse verwenden wir nur für die Bestätigung und, falls gewünscht, für eine Erinnerung vor der Schicht; die Einwilligung wird mit Zeitpunkt protokolliert und kann jederzeit über den Abmeldelink oder durch Austragen widerrufen werden.

Terminumfragen: Wer an einer Terminumfrage teilnimmt, gibt einen Namen und seine Antworten an, freiwillig auch einen Kommentar und eine E-Mail-Adresse für die Benachrichtigung über den festgelegten Termin. Diese Angaben sieht, wer die Umfrage verwaltet; Namen und Antworten sehen auch die anderen Teilnehmenden, ausser die Umfrage verbirgt sie. Umfragen ohne Konto löschen wir automatisch 90 Tage nach dem letzten vorgeschlagenen Termin, Umfragen mit Konto mit der Umfrage oder dem Konto. Es gibt keine Werbung, kein Tracking und keine Inhalte von Dritten.

Kinder und Erziehungsberechtigte: Melden Erziehungsberechtigte Kinder an, speichern wir für das Kind nur den Vornamen, auf Wunsch das Alter und die Angaben, die die Gastgeber-in für den Veranstaltungstag braucht (Telefonnummer der erziehungsberechtigten Person, Heimweg oder Abholung); ein Geburtsdatum oder Gesundheitsdaten erfragen wir nicht. Fotos eines Kindes dürfen nur mit der Einwilligung der erziehungsberechtigten Person gezeigt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 8 DSGVO, §§ 22 f. KUG); diese Einwilligung erfassen wir pro Kind und protokollieren Zeitpunkt und Wortlaut. Meldet sich eine minderjährige Person selbst an, wird die Anmeldung erst gültig, wenn die angegebene erziehungsberechtigte Person sie über einen persönlichen Link per E-Mail bestätigt; bis dahin wird sie weder gezählt noch an die Gastgeber-in weitergegeben. Unbestätigte Anmeldungen löschen wir nach 7 Tagen automatisch, abgelehnte sofort.

Feedback nach der Veranstaltung: Antworten auf eine Feedback-Umfrage werden mit dem freiwillig angegebenen Namen bzw. der persönlichen Einladung gespeichert und sind nur für die Gastgeber-in sichtbar. Bei anonymen Umfragen speichern wir weder Namen noch Einladung, und Ergebnisse erscheinen erst ab drei Antworten. Eine Einladung zur Umfrage per E-Mail erhalten nur Gäste, die zugesagt und E-Mails zur Veranstaltung erlaubt haben.

Öffentliche Terminlisten und Website-Widget: Eine Gastgeber-in oder Organisation kann einzelne Veranstaltungen in eine öffentliche Terminliste aufnehmen (Seite, Kalender-Abo und Widget für die eigene Website). Darin stehen nur Titel, Datum, Uhrzeit, Ort und der Link zur Karte, bei passwortgeschützten Karten kein Ort; Gästedaten nie. Das Widget lädt keine Inhalte von Dritten und setzt keine Cookies; wer es auf seiner Website einbindet, übermittelt uns beim Laden lediglich die technisch nötigen Angaben (Abschnitt 2).

Exporte, Einwilligungen und Löschfristen: Die Gastgeber-in kann Listen für Küche und Personalabteilung exportieren (Namen auf Wunsch gekürzt oder weggelassen) und sieht ein Protokoll aller Einwilligungen ihrer Gäste (wer, wann, wofür, welche Textfassung). Sie kann festlegen, dass die Gästedaten einer Veranstaltung 30 Tage bis ein Jahr nach deren Ende automatisch gelöscht werden; eine Woche vorher erinnern wir sie per E-Mail. Gelöscht werden dann Gästeliste, Einladungen, Antworten, Einträge, Einwilligungen, Feedback und – je nach Einstellung – Gästefotos; die Karte selbst bleibt. Unternehmen, Vereine und andere Organisationen können den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Abschnitt 6f) online abschliessen und herunterladen; wir speichern dazu die angegebenen Vertragsdaten, den Vertragstext und wer ihn wann abgeschlossen hat.